I mit tidligere arbejde som direktør og nuværende bestyrelsesprofessionel kommer kravet om en whistleblowerordning faktisk meget belejligt. Især hvis der i virksomhederne vælges en løsning, der reelt understøtter både whistlebloweren, virksomheden og medarbejderen i den interne whistleblowerorganisation.
Jeg har undersøgt forskellige løsninger på markedet med fokus fra en af SMV-virksomhederne, én af dem mellem 50 og 249 medarbejdere der nu bliver omfattet af loven om beskyttelse af whistleblowere. Jeg har taget perspektivet, at i disse virksomheder er der ofte ikke er HR-organisation, der er klædt på til håndtering af indberetninger fra whistleblowere.
I SMV’erne er der behov for mere end en indberetningsplatform
Der er behov for mere end en indberetningsplatform. De krypterede indberetningsplatforme der tilbydes, er ikke altid tilstrækkelige, da sagen skal håndteres fortroligt og kræver kortlægning af fakta, for at danne grundlag for ledelsens beslutning og handling. Samtidig kan indberetningerne ofte sætte den interne whistleblowerorganisation i en pikant situation med viden om nære medarbejdere, hvor man ikke har nogen steder at ventilere de nye informationer vedrørende kolleger eller ledelse.
En whistleblowerordning med undersøgelsesplatform – udenfor organisationen
Derfor mener jeg, at løsninger, der går ud over en indberetningsplatform og tilbyder en professionel undersøgelse og kortlægning, er at foretrække for de fleste SMV’er.
Beskytter intern organisation og kolleger
For SMV’erne vil en professionel ekstern undersøgelse, oftest være at foretrække.
Indberetningerne involverer som udgangspunkt følsomme oplysninger om forhold internt, blandt kolleger eller ledelse. Disse oplysninger kan være vanskelige for en ansat i organisationen at håndtere, bearbejde og behandle korrekt og fortroligt. Selvom de er udpeget som en del af whistleblowerorganisationen internt. En ekstern undersøgelse beskytter dermed den interne organisation mod at skulle hemmeligholde, undersøge og kortlægge information fra og om deres egne kolleger eller ledere.
Også en fordel for bestyrelsen og ledelsen
Ved at lade et eksternt undersøgelsesteam kortlægge indberetningen med interview- og kortlægnings – og analysebaggrund, fjernes sensitiv og mulig ubehagelig viden fra organisationen. Indtil det endelige billede kan præsenteres for den af virksomheden udpegede whistlebloweransvarlige – for handling i forhold til indberetningen – i mange tilfælde bestyrelsesformanden/bestyrelseslederen.
Kræver interview-, analyse- og kortlægningserfaring
Da indberetninger kan være blot én eller få korte sætninger, kræver det indsigt, at få etableret et tillidsforhold med whistlebloweren, om at deres indberetning tages seriøst og håndteres professionelt. Det giver også en tryghed for bestyrelsen og ledelsen, at der frembringes et grundigt, anonymiseret og undersøgt materiale, som der kan tages beslutningen ud fra. Med hårde beslutninger er det påkrævet at have et ordentligt undersøgt materiale til at tage beslutningen ud fra.
Whistlebloweren bliver omgivet af seriøsitet
Whistlebloweren vil kunne beholde sin anonymitet og selv vælge om deres involvering skal synliggøres når whistlebloweren ved hvad der sker med indberetningen. Kontakten med whistlebloweren, fortroligheden og seriøsiteten i behandlingen kan medvirke til at sagen ikke ender i pressen – før beslutning om handling.
Ikke en garanti mod dårlig presse
Bemærk at en whistleblowerordning er ikke en garanti for, at sagen ikke ender på forsiden. Der er ingen beskyttelse mod, at whistlebloweren henvender sig til pressen. Men en seriøs håndtering kan give whistlebloweren tryghed i at indberetningen faktisk tages seriøst, behandles fortroligt, efter forskrifterne og effektivt.
Uafhængighed, uvildighed og styr på omkostningerne
Uafhængighed, fortrolighed og uvildighed er afgørende for at beskytte whistlebloweren, og det er vigtigt at nøje undersøge, hvordan omkostninger og processer håndteres i den pågældende whistleblowerordning i tilfælde af en indberetning, for at undgå uventede udgifter.